Con estructuras de precios complejas, plazos de entrega variables, costes adicionales ocultos y preferencias subjetivas, resulta tentador optar sistemáticamente por el mismo transportista, por costumbre o para ahorrar tiempo. Pero esta elección "por defecto" rara vez conduce a un óptimo absoluto, que concilie coste, calidad de servicio e impacto medioambiental. En el mejor de los casos, se alcanza un óptimo local, eficiente para un envío determinado, pero lejos de reflejar el rendimiento global esperado para todos los flujos. Gracias a los avances tecnológicos, en particular los sistemas de gestión del transporte (TMS), los cargadores pueden afinar su proceso de toma de decisiones y asegurar sus flujos. Entonces, ¿cómo pueden optimizar esta selección para combinar eficacia, ahorro y satisfacción del cliente? Christophe Puyjalon, Director de Preventa de MyTower, nos da las respuestas.
La selección de un transportista se basa en una serie de criterios
Elegir un transportista ya no es sólo cuestión de comparar listas de precios. Aunque la búsqueda del precio más bajo pueda parecer lógica, a largo plazo puede resultar contraproducente. Una diferencia de pocos céntimos oculta a veces costes adicionales, como los impuestos sobre el combustible o los gastos accesorios. Como explica Christophe Puyjalon, "aquí es donde un TMS es realmente útil: incorpora todos los costes, visibles u ocultos, para que puedas compararlos rápidamente".
Pero el coste es sólo un aspecto. Otros criterios son esenciales para afinar tu selección:
- Impacto medioambiental: las empresas, ahora necesariamente preocupadas por su huella de carbono, dan preferencia siempre que pueden a los transportistas que utilizan flotas respetuosas con el medio ambiente, como camiones de gas natural o vehículos eléctricos. En este caso, el TMS puede mostrar las emisiones de CO₂ asociadas a cada solución, lo que facilita la toma de decisiones responsables.
- Tiempo de tránsito: una tarifa competitiva puede perder todo su interés si la entrega tarda dos días más. "El ahorro realizado puede traducirse en un costoso retraso para la empresa o el cliente final".
- La naturaleza de las mercancías: el transporte refrigerado, los productos peligrosos o los paquetes voluminosos requieren proveedores de servicios especializados adaptados a cada necesidad.
- El tipo de entrega: la entrega a domicilio difiere de la entrega en un punto de relevo, tanto en términos de coste como de logística.
La calidad del servicio en los operadores de transporte: un factor decisivo que a menudo es subjetivo
Más allá de las cifras, la calidad del servicio percibida por los operadores logísticos influye mucho en la selección. Pero esta valoración se basa sobre todo en la experiencia pasada. "Un transportista puede presumir de un excelente índice de servicio sobre el papel, pero si las entregas son irregulares o el contacto comercial carece de capacidad de reacción, el operador se inclinará naturalmente por otro proveedor de servicios".
La fiabilidad se convierte así en un criterio clave. Para ello, los TMS incorporan indicadores históricos de rendimiento, como los índices de puntualidad en las entregas, el número de reclamaciones y la frecuencia de incidentes. Estos datos objetivos complementan la evaluación subjetiva de los operadores, lo que hace aún más pertinente la elección.
Al mismo tiempo, las relaciones humanas, que a menudo se subestiman, también desempeñan un papel. Un transportista cuyos equipos son accesibles, reactivos y dispuestos a superar las expectativas ofrece una tranquilidad inestimable. Por el contrario, una persona de contacto difícil de localizar puede convertir la gestión del transporte en un verdadero quebradero de cabeza.
Automatice la toma de decisiones con el TMS
La complejidad de estos criterios de selección hace que la automatización sea esencial si se quiere mejorar la eficiencia. Los TMS, como MyTower, revolucionan la toma de decisiones mediante la selección automática basada en reglas predefinidas.
Para cada envío, el TMS analiza los datos -origen, destino, tipo de mercancía, plazo de entrega necesario, coste, impacto medioambiental- y asigna automáticamente el transportista más adecuado. Este método garantiza la coherencia de las elecciones y elimina los sesgos subjetivos. Sin embargo, la elección no se impone, sino que es una ayuda para la toma de decisiones. El operador conserva el control de la decisión final, al tiempo que se basa en información consolidada y comparable.
En la práctica:
- La automatización acelera el análisis filtrando los transportistas según reglas preestablecidas (coste, plazo de entrega, impacto medioambiental, tipo de mercancía, etc.).
- El operador conserva el control, con la opción de validar la propuesta automática o dar preferencia a otro transportista en función de criterios intangibles, como la calidad percibida o la relación comercial.
Gestione el plan de transporte con un TMS para estructurar la selección de forma más coherente
El núcleo de la automatización es el plan de transporte, que establece las asignaciones por zona geográfica, tipo de flujo y características específicas de las mercancías. "Históricamente, este enfoque se basaba en criterios simples: para un origen y un destino determinados, se designaba un único transportista. Este método, aunque eficaz, mostraba sus limitaciones ante la diversidad de necesidades".
Con un TMS, se pueden añadir reglas complejas a los planes de transporte. Por ejemplo, pueden utilizarse para dividir los flujos entre varios transportistas según cuotas precisas (60% para el proveedor de servicios A, 40% para el proveedor de servicios B). Este reparto garantiza una mayor capacidad de reacción ante imprevistos. Si un transportista tiene dificultades -capacidad insuficiente, huelga, fallo técnico-, el otro puede tomar el relevo sin interrumpir la cadena de suministro.
El plan de transporte automatizado también puede incorporar distintos niveles de servicio para diferentes clientes o tipos de flujo. Un cliente VIP se beneficiará de un transportista premium, mientras que una reposición de existencias menos urgente podrá confiarse a un proveedor de servicios que ofrezca tarifas económicas.
Solicitudes de presupuesto al contado: flexibilidad para destinos inusuales
A pesar de una planificación rigurosa, algunos envíos siguen siendo imprevisibles. ¿Qué hacer cuando hay que enviar un pedido excepcional a un país no cubierto por los contratos existentes? Aquí es donde entran en juego las solicitudes de presupuesto al contado.
Antes, este proceso llevaba mucho tiempo: el operador enviaba correos electrónicos a varias compañías, esperaba las respuestas, comparaba las ofertas, a menudo heterogéneas, y notificaba la ganadora, olvidándose a veces de informar a las demás.
El TMS simplifica este proceso. Envía automáticamente la solicitud a un panel de transportistas, recoge las respuestas en un formato normalizado, compara las ofertas en función de los criterios definidos y permite reservar la solución elegida con un solo clic. "Los transportistas no seleccionados reciben una notificación inmediata, lo que evita que se retiren a largo plazo por falta de visibilidad".
Asignación de volúmenes: anticiparse para garantizar la capacidad
Además de la selección diaria, las empresas también necesitan prever sus necesidades futuras.La asignación de volumen permite reservar capacidad con los transportistas, lo que garantiza que se dispondrá de los recursos necesarios, incluso en periodos de gran demanda.
Tomemos el ejemplo de una empresa que planea enviar diez contenedores a Estados Unidos el mes que viene. Gracias al TMS, puede reservar previamente esta capacidad con sus transportistas asociados. Estos socios confirman su compromiso, mientras que la empresa garantiza la asignación de volúmenes. Esta planificación anticipada beneficia a ambas partes: el transportista optimiza su carga de trabajo y la empresa evita sorpresas desagradables relacionadas con una disponibilidad limitada.
Datos centralizados para una gestión optimizada
En ausencia de un TMS, la gestión del transporte se basa en tediosos procesos manuales. El operador tiene que comparar listas de precios dispares, hacer malabarismos con correos electrónicos, archivos de Excel y llamadas telefónicas, todo ello mientras se asegura de que se respetan las averías previstas. Además de consumir mucho tiempo, este método aumenta el riesgo de errores.
Por el contrario, el TMS centraliza toda la información en una única plataforma. Permite ver en tiempo real :
- Las opciones disponibles
- Comparar soluciones objetivamente
- Activar reservas automáticamente
De este modo, el operador ahorra una cantidad considerable de tiempo y puede concentrarse en las excepciones que requieren un análisis humano.
Este es el mismo enfoque que guía la solución TMS de MyTower. Además de automatizar la elección de los transportistas, esta solución va acompañada del apoyo humano real de sus equipos.
Conclusión
La optimización de la selección de transportistas se basa en una sutil combinación de criterios económicos, de calidad y medioambientales. Gracias al TMS, las empresas pueden automatizar las elecciones sencillas, al tiempo que se benefician del apoyo a la toma de decisiones para los casos complejos. Esta elección garantiza unos envíos fluidos, económicos y respetuosos con el medio ambiente, al tiempo que mejora la satisfacción del cliente.
"Es esencial disponer de las herramientas adecuadas para poder adaptar constantemente la estrategia de transporte en función de la evolución del mercado, las necesidades internas y las expectativas de los clientes." Christophe Puyjalon, Director de Preventa de MyTower
