Tra tariffe complesse, tempi di consegna variabili, costi aggiuntivi nascosti e preferenze soggettive, si è tentati di optare sistematicamente per lo stesso vettore, per abitudine o per risparmiare tempo. Ma questa scelta “predefinita” raramente porta a un risultato ottimale in assoluto, ovvero quello che concilia costo, qualità del servizio e impatto ambientale. Nella migliore delle ipotesi, si raggiunge un optimum locale, efficace per una determinata spedizione, ma ben lontano dal riflettere la performance globale attesa sull’insieme dei flussi. Grazie ai progressi tecnologici, in particolare ai sistemi di gestione dei trasporti (TMS), gli spedizionieri possono affinare il proprio processo decisionale e rendere più sicuri i propri flussi. Come ottimizzare, quindi, questa selezione per coniugare efficienza, risparmi e soddisfazione del cliente? Le risposte arrivano grazie agli approfondimenti di Christophe Puyjalon, Direttore Pre-Vendite di MyTower.
La scelta di un vettore si basa su numerosi criteri
La scelta di un vettore non si limita più al semplice confronto delle tariffe. Se la ricerca del prezzo più basso può sembrare logica, a lungo termine può rivelarsi controproducente. Una differenza di pochi centesimi a volte nasconde costi aggiuntivi, come le tasse sul gasolio o le spese accessorie. Come spiega Christophe Puyjalon, «È qui che un TMS assume tutto il suo significato: integra tutti i costi, sia quelli visibili che quelli nascosti, per un confronto rapido».
Ma il costo è solo uno degli aspetti. Altri criteri sono fondamentali per restringere la selezione:
- L'impatto ambientale: le aziende, oggi obbligate a prestare attenzione alla propria impronta di carbonio, privilegiano, quando possibile, i vettori che utilizzano flotte ecologiche, come i camion a gas naturale o i veicoli elettrici. Il TMS consente in questo caso di visualizzare le emissioni di CO₂ associate a ciascuna soluzione, facilitando un processo decisionale responsabile.
- I tempi di transito: una tariffa competitiva può perdere ogni interesse se la consegna richiede due giorni in più. «Il risparmio ottenuto può tradursi in un ritardo costoso per l’azienda o per il cliente finale».
- La natura delle merci: il trasporto refrigerato, i prodotti pericolosi o i colli voluminosi richiedono operatori specializzati, in grado di soddisfare ogni esigenza.
- Il tipo di consegna: una consegna a domicilio è diversa da una consegna presso un punto di ritiro, sia in termini di costo che di logistica.
La qualità del servizio offerto dai vettori: un fattore decisivo, spesso soggettivo
Al di là dei numeri, la qualità del servizio percepita dagli operatori logistici influenza fortemente la scelta. Tuttavia, questa valutazione si basa soprattutto sulle esperienze passate. «Un vettore può vantare un eccellente tasso di servizio sulla carta, ma se le consegne sono irregolari o se il referente commerciale non è reattivo, l’operatore sarà naturalmente incline a optare per un altro fornitore».
L'affidabilità diventa quindi un criterio fondamentale. A tal fine, i sistemi di gestione dei trasporti (TMS) integrano indicatori di prestazione storici, quali i tassi di consegna puntuale, il numero di reclami o la frequenza degli incidenti. Questi dati oggettivi completano la valutazione soggettiva degli operatori, rafforzando così la pertinenza della scelta.
Allo stesso tempo, anche il rapporto umano, spesso sottovalutato, gioca un ruolo importante. Infatti, un vettore i cui team siano disponibili, reattivi e pronti a superare le aspettative offre una preziosa tranquillità. Al contrario, un interlocutore difficile da contattare può trasformare la gestione dei trasporti in un vero e proprio grattacapo.
Automatizzare il processo decisionale grazie al TMS
La complessità di questi criteri di selezione rende indispensabile l'automazione per migliorare l'efficienza. I sistemi TMS, come quello di MyTower, rivoluzionano il processo decisionale grazie a una selezione automatica basata su regole predefinite.
Per ogni spedizione, il TMS analizza i dati – origine, destinazione, tipo di merce, tempi richiesti, costo, impatto ambientale – e assegna automaticamente il vettore più adatto. Questo metodo garantisce la coerenza delle scelte ed elimina i pregiudizi soggettivi. Tuttavia, la scelta non è ovviamente imposta, ma si tratta di un supporto decisionale. L’operatore mantiene il controllo sulla decisione finale, avvalendosi al contempo di informazioni consolidate e comparabili.
In pratica:
- L'automazione accelera l'analisi filtrando i corrieri in base a regole prestabilite (costo, tempi di consegna, impatto ambientale, tipo di merce, ecc.).
- L'operatore mantiene il controllo, con la possibilità di confermare la proposta automatica o di privilegiare un altro vettore in base a criteri intangibili, come la qualità percepita o il rapporto commerciale.
Gestire il piano di trasporto con un TMS per organizzare la selezione in modo più coerente
Al centro dell’automazione si trova il piano di trasporto, una vera e propria mappatura delle assegnazioni per aree geografiche, tipi di flussi e caratteristiche specifiche delle merci . «Storicamente, questo approccio si basava su criteri semplici: per una data origine e una data destinazione, veniva designato un unico vettore. Questo metodo, sebbene efficace, mostrava i propri limiti di fronte alla diversità delle esigenze.»
Con un TMS, i piani di trasporto vengono arricchiti da regole complesse. Consentono, ad esempio, di ripartire i flussi tra diversi vettori secondo quote precise (60% per il vettore A, 40% per il vettore B). Questa ripartizione garantisce una maggiore resilienza di fronte agli imprevisti. Se un vettore incontra delle difficoltà – capacità insufficiente, sciopero, guasto tecnico –, l’altro può subentrare senza interrompere la catena logistica.
Il piano di trasporto automatizzato può inoltre prevedere livelli di servizio differenziati a seconda dei clienti o delle tipologie di flussi. Un cliente VIP beneficerà di un corriere premium, mentre un rifornimento di magazzino, meno urgente, potrà essere affidato a un fornitore che offre tariffe più convenienti.
Richieste di quotazione spot: flessibilità per destinazioni insolite
Nonostante una pianificazione accurata, alcune spedizioni rimangono comunque imprevedibili. Cosa fare quando un ordine straordinario deve essere spedito in un Paese non coperto dai contratti esistenti? È qui che entrano in gioco le richieste di preventivo spot.
In passato, questa procedura richiedeva molto tempo: l’operatore inviava e-mail a diversi corrieri, attendeva le risposte, confrontava le offerte, spesso molto diverse tra loro, e comunicava il vincitore, dimenticandosi talvolta di informare gli altri.
Il TMS semplifica questo processo. Invia automaticamente la richiesta a un gruppo di vettori, raccoglie le risposte in un formato standardizzato, confronta le offerte in base ai criteri definiti e consente di prenotare la soluzione prescelta con un solo clic. «I vettori non selezionati vengono immediatamente informati, evitando così che si allontanino a lungo termine a causa della mancanza di visibilità.»
L'assegnazione dei volumi: anticipare per garantire le capacità
Oltre alla selezione quotidiana, le aziende devono anche prevedere le proprie esigenze future.L’assegnazione dei volumi consente di riservare capacità presso i vettori, garantendo così la disponibilità dei mezzi necessari, anche nei periodi di forte domanda.
Prendiamo l’esempio di un’azienda che prevede di spedire dieci container negli Stati Uniti il mese prossimo. Grazie al TMS, può prenotare in anticipo tali capacità presso i propri vettori partner. Questi ultimi confermano il proprio impegno, mentre l’azienda garantisce l’assegnazione dei volumi. Questa pianificazione anticipata va a vantaggio di entrambe le parti: il vettore ottimizza il proprio piano di carico e l’azienda evita spiacevoli sorprese legate alla disponibilità limitata.
Centralizzazione dei dati per una gestione ottimizzata
In assenza di un sistema di gestione dei trasporti (TMS), la gestione dei trasporti si basa su processi manuali dispendiosi in termini di tempo. L’operatore deve confrontare tariffe disparate, destreggiarsi tra e-mail, file Excel e telefonate, assicurandosi al contempo di rispettare le ripartizioni previste. Questo approccio, oltre a richiedere molto tempo, aumenta il rischio di errori.
Al contrario, il TMS centralizza tutte le informazioni su un’unica piattaforma. Consente di visualizzare in tempo reale:
- Le opzioni disponibili
- Confrontare oggettivamente le soluzioni
- Attivare automaticamente le prenotazioni
L'operatore risparmia così una notevole quantità di tempo e può concentrarsi sulle eccezioni che richiedono un'analisi da parte di una persona.
È proprio questo stesso approccio a guidare la soluzione TMS di MyTower. Oltre ad automatizzare la scelta dei vettori, questa soluzione è accompagnata da un vero e proprio supporto umano da parte dei suoi team.
Conclusione
L'ottimizzazione della selezione dei corrieri si basa su una combinazione equilibrata di criteri economici, qualitativi e ambientali. Grazie ai sistemi di gestione dei trasporti (TMS), le aziende possono automatizzare le scelte semplici, avvalendosi al contempo di un supporto decisionale per i casi più complessi. Questa scelta garantisce spedizioni fluide, economiche e rispettose dell'ambiente, rafforzando al contempo la soddisfazione dei clienti.
«È fondamentale disporre degli strumenti giusti per adeguare costantemente la propria strategia di trasporto, in base all’evoluzione del mercato, alle esigenze interne e alle aspettative dei clienti.» Christophe Puyjalon, Direttore Pre-Vendite presso MyTower
