Imaginez un gestionnaire logistique submergé par des piles de factures à vérifier manuellement, chaque erreur potentielle représentant un coût important.
À côté, un ordinateur automatise ces tâches fastidieuses, détectant instantanément les écarts et générant des rapports précis. Aucune de ces deux images n’appartient à la science-fiction.
Aussi étonnant que cela puisse paraître, la plupart des entreprises n’utilisent pas de système pour vérifier leurs factures de transport. Voyons les bénéfices qu’en tirent celles qui ont franchi le pas.
Efficacité opérationnelle
Les systèmes de vérification des factures de transport permettent d’automatiser le contrôle des factures, éliminant ainsi la saisie manuelle des données et accélérant le processus de vérification.
Les entreprises peuvent traiter un volume beaucoup plus important de factures en moins de temps, améliorant ainsi leur efficacité opérationnelle.
En s’intégrant aux systèmes ERP, ces solutions garantissent la correspondance automatique des factures avec les bons de commande et les reçus d’expédition. Lorsqu’un écart est détecté, le système signale automatiquement le problème pour examen, permettant aux gestionnaires de collaborer avec les transporteurs pour justifier ou corriger les écarts.
Cette capacité de gestion des exceptions assure une transparence totale et une réponse rapide aux problèmes, renforçant l’agilité des opérations logistiques.
Grâce à cette automatisation, les équipes logistiques peuvent se concentrer sur les exceptions, donc mieux gérer les écarts de facturation et gagner un temps précieux qu’elles peuvent désormais consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée, telles que l’analyse de la performance des transporteurs et collaborer plus efficacement avec ces derniers.
Réduction des coûts
Les systèmes de vérification des factures de transport offrent une précision accrue par rapport aux contrôles manuels. En automatisant la comparaison des frais facturés par rapport aux tarifs contractuels et aux accords de service, ces systèmes éliminent le risque d’erreur humaine et de surfacturation.
Cela garantit que les entreprises ne paient que les montants dûment convenus, évitant ainsi les trop-payés qui peuvent rapidement s’accumuler en coûts importants.
En plus de la précision, ces systèmes accélèrent le processus de paiement, ce qui a un impact direct sur la gestion des provisions. Les paiements plus rapides réduisent le besoin de provisions excessives, libérant ainsi des liquidités qui peuvent être réinvesties dans d’autres domaines de l’entreprise.
Une meilleure gestion des flux de trésorerie améliore la santé financière globale de l’entreprise et renforce sa capacité à répondre rapidement aux opportunités de marché.
Grâce à cette accélération des paiements, les systèmes de vérification des factures de transport améliorent également les relations avec les fournisseurs. En garantissant des paiements précis et rapides, ces systèmes instaurent une relation de confiance avec les transporteurs.
Les fournisseurs sont plus enclins à offrir des conditions avantageuses et à collaborer de manière proactive lorsque les paiements sont traités sans retard ni litige.
Cette confiance mutuelle peut conduire à des partenariats plus solides et à des conditions commerciales plus favorables, renforçant ainsi la chaîne d’approvisionnement de l’entreprise.
Analyse des données
Au-delà de l’automatisation et de la réduction des coûts, les systèmes de vérification des factures de transport offrent un avantage supplémentaire : la collecte et l’analyse de données précises.
Ces systèmes recueillent des données considérables sur les opérations logistiques, permettant aux entreprises d’obtenir une visibilité accrue sur leurs dépenses, leurs performances et leur conformité.
En exploitant ces données, les entreprises peuvent identifier des inefficacités, optimiser leurs modes d’expédition et prendre des décisions stratégiques basées sur des informations réelles et disponibles en masse.
De plus, ces systèmes permettent de calculer les émissions de CO2 à partir de données réelles plutôt que de projections, offrant ainsi une évaluation plus précise de l’empreinte carbone de l’entreprise.
Cette capacité de suivi et de reporting détaillé aide les entreprises à répondre aux exigences de durabilité, à améliorer leur impact environnemental et répondre aux exigences réglementaires de plus en plus fortes.
Conclusion
Les systèmes de vérification des factures de transport transforment profondément la gestion logistique quotidienne. En automatisant les processus de saisie des données et de traitement des paiements, ils réduisent les erreurs et accélèrent les paiements, ce qui améliore la gestion des flux de trésorerie.
La précision accrue garantit des paiements justes, évitant les trop-payés et permettant des économies significatives.
De plus, ces systèmes renforcent les relations avec les fournisseurs grâce à des paiements précis et rapides, établissant ainsi une relation de confiance. Enfin, en exploitant les données collectées, les entreprises peuvent optimiser leurs opérations et répondre aux exigences de durabilité.
Adopter ces systèmes permet non seulement d’améliorer l’efficacité opérationnelle et de réduire les coûts, mais aussi de prendre des décisions stratégiques basées sur des informations concrètes, assurant ainsi un avantage concurrentiel durable.
Christophe PUYJALON
Pre-Sales Director
MyTower
